Lukning af timesager

Timesager/projekter lukkes via timesagsmodulet som findes under Moduler > Timesager. Her kan opdelingen være forskellig, men fremgangsmåden er den samme. De mest anvendte timesagsopdelinger er som følgende:

Timesagsopdeling fordelt på én timesags:
Mange benytter én timesags pr. kunde og derfra filtermulighederne til at afgrænse på perioder, år, mv. Derfor vil hver kunde i dette setup have én timesags, eksempelvis som følger:
Vindmøllen A/S - timesag (*Kundenavn* - timesag).

Timesagsopdeling fordelt på sagsår:
En anden meget benyttet fremgangsmåde, er at opdele timesagsstyringen på årsniveau. Her vil strukturen være som følger:
Vindmøllen A/S - 2024 (*Kundenavn* - *årstal*)
Vindmøllen A/S - 2025 (*Kundenavn* - *årstal*)

Det vigtige ved dette setup, er at man er disciplineret omkring oprettelse, op/nedskrivning og lukning af sagsårene. Fordelen ved dette setup er at man kan afgrænse årsarbejde og fakturering på tværs af årstal og datointervaller. Således at såfremt arbejde vedrørende to regnskabsår pågår på samme tid, vil det ikke overlappe i sagsrapporteringen.  

Lukning af timesager:
Timesager/projekter kan lukkes direkte fra timesagsmodulet. Enten fra oversigten ved at klikke på "ret ikonet" længst mod højre, som nedenfor angivet.

Herefter ændres status i nederste felt fra "åben" til "færdig":

Såfremt der stadig er åbenstående saldi på sagen (igangværende arbejde), vil der fremkomme en fejlbesked, hvor systemet beder jer nedskrive/opskrive restsaldoen. Hvis ikke, vil sagen blive lukket og ikke længere fremgå i diverse rapporter, på kunder, ifm. tidsregistrering, mv. 

Alternativt kan sagen lukkes inde fra selve timesagen på den blå handlingsknap øverst i højre hjørne. Klik på knappen og vælg "Markér som færdig". 

Nedskrivning af restsaldo: 
Er der en restsaldo som systemet beder jer nedskrive ifm. lukning af en timesag, kan restsaldoen nedskrives direkte fra igangværende arbejder rapporten. 

Gå til Moduler > rapporter > Igangværende arbejder på projektniveau. 

Søg efter den timesag som ønskes op/nedskrevet og vælg handlingsknappen længst mod højre. 

Vi anbefaler her at man "viser grundlag" og nedskriver de enkelte registreringer manuelt. På den måde vil de blive korrekt lukket ned. Alternativt kan hele eller dele af saldoen også nedskrives ved blot at klikke "Nedskriv IGA". Her kan der (men skal ikke nødvendigvis) foretages fordeling på medarbejderniveau. Hvis ikke der tildeles medarbejdere, vil systemet nedskrive på kunde og sagsniveau, men ikke fordele op/nedskrivningen ud på enkelte medarbejdere. Det har ingen betydning for selve lukningen af sagen, men kun for øvrig rapportering. 

Når restbeløbet er nedskrevet, vil sagen ikke længere fremgå af listen over igangværende arbejder, medmindre man vælger filteret "vis 0-linjer". Herefter kan man gå tilbage til timesagsmodulet og nedskrives timesagen/projektet.